Chorus Pro : de quoi s’agit-il ?

Chorus Pro : de quoi s’agit-il ?

Facturation dématérialisée : une obligation

L’obligation de dématérialisation de la facturation concerne les fournisseurs du secteur public. A partir du 1erjanvier 2020, elle concernera toutes les entreprises, y compris les TPE (-10 salariés et CA < 2 millions €).

Créé par l’agence pour l’Informatique financière de l’État (AIFE), Chorus Pro est le portail dédié à la facturation électronique pour l’ensemble des administrations publiques. Chorus Pro permet d’adresser les demandes de paiement dématérialisées (par saisie manuelle ou dépôt de PDF / xml), et de suivre l’avancement du traitement des demandes.

Selon l’AIFE, Chorus Pro présente plusieurs avantages :

  • gain financier (baisse du coût de traitement des factures)
  • gain de temps (transmission directe au service compétent)
  • gain environnemental (diminution de l’empreinte carbone)
  • gain en terme de sécurité (archivage, optimisation du suivi).

 

Qui est concerné ?

A partir du 1e janvier 2020, tous les opérateurs qui travaillent dans le cadre des marchés publics sont concernés. Soit, au total :

  • 1 115 000 fournisseurs de la sphère publique (titulaires de contrats et sous-traitants admis au paiement direct)
  • 78 000 entités de la sphère publique (Etat, établissements publics, collectivités territoriales et leurs groupements)
  • 95 000 000 factures

 

Comment ça marche ?

Première étape : s’inscrire sur le site https://chorus-pro.gouv.fr, avec une adresse mail et un n° SIRET.

Ensuite, échanger entre contractants :

  • Qui intervient ? Y a-t-il des sous-traitants ?
  • Rassembler les différents éléments à saisir déjà formalisés dans le CCAP du marché : SIRET de la structure publique, n° engagement, code service…

Au moment de la première facture dématérialisée :

  • Dans Chorus Pro : déposer la facture, puis, sur l’écran suivant, indiquer le destinataire. Attention : si vous n’indiquez pas le destinataire, la facture déposée restera lettre morte.
  • Informer le destinataire que la première pièce de facturation lui est adressée.

Retour d’expérience :

L’information du destinataire est d’autant plus importante que les interlocuteurs projet de la MOA ne sont pas toujours les récepteurs de Chorus Pro, ce qui peut créer des décalages dans le temps et dans la visibilité sur le projet.

Pour en savoir plus sur Les spécificités de Chorus Pro pour la MOE, c’est ici.

Pour en savoir plus sur la cotraitance dans Chorus Pro, c’est là.

Chorus Pro : Les spécificités de la MOE

Chorus Pro : Les spécificités de la MOE

Pour les marchés de travaux : la MOE est le lien entre le fournisseur et la MOA ou service financier. Il est nécessaire que la MOE et le fournisseur soient inscrits chacun séparément sur Chorus Pro.

Les deux schémas ci-dessous présentent le processus de facturation.

La transmission des documents en cours de marché

La transmission des documents en fin de marché

Source : AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat)

Pour plus de détails et un guidage étape par étape, voici le lien vers un diaporama conçu par l’AIFE : ici.

Pour en savoir plus sur Chorus Pro et la facturation dématérialisée, c’est ici.

Pour en savoir plus sur Chorus Pro et la cotraitance, c’est là.

Chorus Pro et la cotraitance

Chorus Pro et la cotraitance

Si le titulaire du marché public est un groupement conjoint, le cotraitant non-mandataire peut déposer sa demande de paiement dans Chorus Pro. Elle doit toujours être visée par le mandataire du marché. Donc, en cas de cotraitance, le « titulaire » de la facture est différent du « valideur ».

Retour d’expérience :

Aujourd’hui, il arrive que des maîtres d’ouvrage refusent des factures parce que la validation du mandataire via cette fonction sur Chorus Pro ne leur suffit pas. Ils demandent alors également un tampon sur la facture du cotraitant.

En cas de groupement solidaire, le mandataire dépose la demande de paiement globale dans Chorus Pro, sauf disposition particulière contraire prévue par le marché.

Il est donc essentiel, avant de débuter la procédure, que les participants se concertent afin de décider du rôle de chacun.

Pour en savoir plus sur Chorus Pro et la facturation dématérialisée, c’est ici.

Pour en savoir plus sur les spécificités de Chorus Pro pour la MOE, c’est là.

La communication : dépense ou investissement ?

La communication : dépense ou investissement ?

Article réalisé en collaboration avec notre partenaire communication Carole Benaiteau.

 

Nombreuses sont les agences qui font l’économie des frais de communication. Trop chère, pas adaptée à l’activité, inutile sur certains segments de marché, interdite par la règlementation pour les architectes… Les raisons de se passer de communication sont variées… et aussi contestables les unes que les autres ! Explications.

 

La communication, une dépense licite ?

 

Traitons rapidement cette objection, issue d’un amalgame et d’une règle ancienne qui interdisait aux architectes de recourir à la publicité payante (par exemple une page de publicité dans un magazine). Cette règle a été abrogée : « Depuis le décret du 17 septembre 1992, les architectes peuvent faire de la publicité dans le cadre du droit commun, qui interdit la publicité mensongère et réglemente la publicité comparative. » (www.architectes.org). Communiquons, achetons des espaces de publicité, la règlementation nous y autorise.

 

La communication, une dépense utile ?

 

Dans le budget de l’agence, la communication correspond à une ligne de dépense. L’argent sort, sans contrepartie immédiate. Si on sait que c’est probablement une dépense utile – d’autres y recourent, et en semblent satisfaits -, on a tout de même tendance à réduire le montant alloué au strict minimum. Et, en communication, le strict minimum est souvent proche de zéro.

Or, la communication est une des clés de la stratégie de développement. Elle donne de la visibilité et permet de se démarquer des concurrents. C’est d’autant plus important dans les métiers de la maîtrise d’œuvre, où la personnalité et l’expérience font la différence entre deux propositions. Il est essentiel de faire connaître son histoire et ses valeurs afin d’emporter le choix des décideurs lorsque les projets sont en cohérence avec cette identité d’agence.

 

Les marchés publics sont-ils sensibles aux efforts de communication ?

 

Dans le cadre des marchés publics, tant la sélection que l’attribution se font selon des critères contraignants : valeur technique de l’offre, méthodologie, délais d’exécution, prix. Pourquoi alors faire l’effort de communiquer ?

Tout simplement parce que des biais se cachent même au sein de ce processus réglementé. Lorsqu’un juré reçoit 200 candidatures en réponse à un appel d’offres, il lui est très difficile d’examiner avec la même diligence les 200 dossiers. En revanche, s’il rencontre un nom déjà entendu, une référence évoquée récemment par son entourage, son attention sera éveillée, et cela augmentera les chances que l’agence soit sélectionnée.

Même dans le cadre des marchés publics, la communication est un enjeu important pour se développer.

 

Peut-on communiquer sans que cela ne coûte rien ?

 

Il existe plusieurs leviers de communication. On peut distinguer 3 familles :

  • Les outils de base : logo, site internet, carte de visite. Tout dépend du niveau de compétence interne de l’agence. Cependant, pour obtenir une qualité professionnelle, il est souvent nécessaire d’investir un montant initial.
  • La publicité. Par définition, ce type de communication est payant.
  • La présence digitale, les rencontres avec les prescripteurs, les relations presse. Les coûts financiers sont minimes, voire nuls. On peut publier gratuitement sur Instagram ou LinkedIn, accéder librement à un grand nombre d’événements professionnels, rédiger et envoyer soi-même son communiqué de presse. Pour autant, le coût de ces actions est-il nul ? Bien évidemment non. Elles demandent du temps, et une réelle disponibilité d’esprit. Leur efficacité dépend du professionnalisme avec lequel elles sont menées – une formation peut être nécessaire.

Quelle que soit la stratégie que l’on décide suivre, la communication est un investissement, en temps et en argent. Il n’est pas possible de mener une communication efficace sans y consacrer les moyens adéquats.

 

La communication : quel montant y consacrer ?

 

La communication a un coût : comment le calculer ?

Un premier calcul consiste à déterminer les objectifs poursuivis par l’action de communication (par exemple décrocher un nouveau contrat), puis les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre (on peut considérer que 20 prises de contact peuvent mener à 10 rendez-vous, puis à 3 demandes de devis et 1 signature de contrat). Il reste à évaluer les ressources à débloquer pour mettre en œuvre cette stratégie.

Un second calcul permet de fixer une limite budgétaire maximale. Pour une agence en rythme de croisière, on considère habituellement qu’un pourcentage de 5% du CA peut être efficacement consacré à des actions de communication et de développement.

Ces deux calculs complémentaires permettent d’établir un budget de communication. Il reste que la réelle valeur de ce budget ne réside pas dans le montant alloué, mais bien dans la façon dont les ressources sont utilisées.

 

La communication : quelle méthode pour un investissement efficace ?

 

Plusieurs étapes sont essentielles pour une stratégie efficace… et rentable :

  1. Analyser la notoriété et l’image existantes, et les objectifs de développement, pour déterminer les besoins réels de communication.
  2. Déterminer les objectifs à atteindre, et les ressources nécessaires.
  3. Hiérarchiser les objectifs, et les prioriser dans le temps (ce qui n’est pas fait cette année pourra être envisagé l’année prochaine).
  4. Déterminer des indicateurs de résultat qui permettront d’évaluer l’efficacité de l’action menée, et le retour sur investissement.

 

C’est à moyen et long terme qu’on peut évaluer l’efficacité des actions de communication, qui restent un investissement essentiel au développement d’une agence. Lancez-vous !

Le carnet de commandes : un outil essentiel pour l’agence

Le carnet de commandes : un outil essentiel pour l’agence

Le carnet de commandes est un outil de gestion vital dans une agence d’architecture. Il permet de prévoir l’évolution du chiffre d’affaires futur. C’est donc un indicateur pertinent pour anticiper et adapter le niveau des charges futures en corrélation du niveau du chiffre d’affaires. C’est aussi un prérequis pour la gestion prévisionnelle de la trésorerie d’une agence.

Présentation du carnet de commande

Le plus souvent il s’agit d’un document sur tableur, reprenant toutes les informations des contrats en cours et leurs potentiels. Un contrat de maîtrise d’œuvre dure plusieurs années, voire dix ans et plus. Il faut donc noter les informations financières pour éviter d’oublier de facturer.

Le tableau récapitulatif que vous allez créer est votre outil de suivi. Il peut être différent des modèles, il faut qu’il soit adapté à votre besoin. A titre d’exemple, il doit a minima intégrer une colonne qui rappelle le montant total des honoraires du contrat et le solde restant à la fin de chaque année. Puis, vous évaluez les dates de facturation en fonction du planning des phases du projet. Vous intégrez les montants d’honoraires par phase, en prenant en compte les modalités de règlement de votre contrat.

Suivre et anticiper

Vous pouvez visualiser votre suivi en surlignant les montants facturés, puis ensuite avec une autre couleur les montants facturés et payés. Par choix, nous raisonnons le plus souvent en montant hors taxes. Aussi, si vous préférez suivre votre trésorerie pour comparer avec votre relevé de banque, n’oubliez pas d’y ajouter le montant de la TVA.

Ce modèle de tableau vous permet d’avoir l’ensemble de vos contrats, de les décliner par exercice, d’avoir votre chiffre d’affaires potentiel sur l’exercice, et le solde potentiel sur l’exercice suivant. Comme vous avez planifié votre facturation, vous pouvez en déduire vos rentrées d’honoraires en ajoutant, par exemple, soixante jours de décalage. Ainsi, si vous facturez 66 109 € ht en février, vous pouvez penser que vos rentrées d’honoraires, en banque, en avril seront de l’ordre de 79 330 € ttc.

Cet article a paru pour la première fois sous la plume de Michèle Lobjois dans l’ouvrage Profession Architecte, ed. Eyrolles, 2017.