Le carnet de commandes : un outil essentiel pour l’agence

Le carnet de commandes : un outil essentiel pour l’agence

Le carnet de commandes est un outil de gestion vital dans une agence d’architecture. Il permet de prévoir l’évolution du chiffre d’affaires futur. C’est donc un indicateur pertinent pour anticiper et adapter le niveau des charges futures en corrélation du niveau du chiffre d’affaires. C’est aussi un prérequis pour la gestion prévisionnelle de la trésorerie d’une agence.

Présentation du carnet de commande

Le plus souvent il s’agit d’un document sur tableur, reprenant toutes les informations des contrats en cours et leurs potentiels. Un contrat de maîtrise d’œuvre dure plusieurs années, voire dix ans et plus. Il faut donc noter les informations financières pour éviter d’oublier de facturer.

Le tableau récapitulatif que vous allez créer est votre outil de suivi. Il peut être différent des modèles, il faut qu’il soit adapté à votre besoin. A titre d’exemple, il doit a minima intégrer une colonne qui rappelle le montant total des honoraires du contrat et le solde restant à la fin de chaque année. Puis, vous évaluez les dates de facturation en fonction du planning des phases du projet. Vous intégrez les montants d’honoraires par phase, en prenant en compte les modalités de règlement de votre contrat.

Suivre et anticiper

Vous pouvez visualiser votre suivi en surlignant les montants facturés, puis ensuite avec une autre couleur les montants facturés et payés. Par choix, nous raisonnons le plus souvent en montant hors taxes. Aussi, si vous préférez suivre votre trésorerie pour comparer avec votre relevé de banque, n’oubliez pas d’y ajouter le montant de la TVA.

Ce modèle de tableau vous permet d’avoir l’ensemble de vos contrats, de les décliner par exercice, d’avoir votre chiffre d’affaires potentiel sur l’exercice, et le solde potentiel sur l’exercice suivant. Comme vous avez planifié votre facturation, vous pouvez en déduire vos rentrées d’honoraires en ajoutant, par exemple, soixante jours de décalage. Ainsi, si vous facturez 66 109 € ht en février, vous pouvez penser que vos rentrées d’honoraires, en banque, en avril seront de l’ordre de 79 330 € ttc.

Cet article a paru pour la première fois sous la plume de Michèle Lobjois dans l’ouvrage Profession Architecte, ed. Eyrolles, 2017.